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Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten

Welche Fehler sollte man vermeiden....

Es gibt viele Gründe und Vorteile um mit einem virtuellen Assistenten oder einen Virtueller Persönlicher Assistent, Kurzform VA oder VPA, zusammen zu arbeiten. Damit dieses erfolgreich und erfreulich für beide Seiten ist, gibt es ein paar Sachen im Vorfeld zu beachten.

 

Fünf der häufigsten Fehler habe ich Ihnen hier zusammengefasst:

Keine Vorbereitung

Ein sehr wichtiger Punkt ist die Vorbereitung.

Mit ihr fällt und steht das Projekt. Leider wird aber genau diese oft vernachlässigt da sie im Vorfeld recht zeitintensiv ist. Es kommt der Irrglaube auf, dass eine gute VA oder VPA dieses auch ohne hinbekommen muss. Aber ein virtueller Assistent kann noch so gut sein, ohne Vorbereitung wird es keine gute Zusammenarbeit werden.

Dokumentieren Sie Ihre Aufgaben eine Woche lang so genau wie möglich. Ihre Erwartungen, Vorstellungen und Ihre Zukunftswünsche.  Schnell werden Sie merken welche Aufgaben Ihnen am meisten Zeit rauben und was sie problemlos delegieren können.

Diese schreiben Sie in einer Stellenbeschreibung nun zusammen.

Vermerken Sie die ungefähren Aufgaben, Erwartungen und Wünsche. Wichtig auch die Anforderung die ein virtueller Assistent für Sie mitbringen sollte. So kann man im Vorfeld schon in die richtige Richtung lenken.

Qualität für Dumping Preise erwarten

Die finanziellen Vorteile eines VA oder VPA stehen klar im Vordergrund.

  • Keine festen Lohnkosten
  • Keine Krank- oder Urlaubskosten
  • keine Bereitstellungskosten von Arbeitsmaterial oder eines Arbeitsplatzes.

Man bezahlt nur reine Arbeitszeit.

Leider ist dieses aber einigen nicht ausreichend. Jeder kennt den Werbeslogan:

Geiz ist Geil

Aber genau hier ist ein Denkfehler. Erfahrung und Effizienz gibt es nicht zu Dumping Preisen.

Natürlich kann man die Qualität nicht am Stundenlohn ausmachen, aber gute Qualität hat seinen Preis.

Falsche Erwartungen

Dieses ist leider der zweit größte Fehler.

Mit einem VA oder VPA läuft alles reibungslos.

Ganz klar, Nein!

Auch wenn ein virtueller Assistent meist ein breitgefächertes Wissen hat, so kann man nicht davon ausgehen das gleich alles reibungslos funktioniert. Denn auch ein VA ist ein Mensch, der sich erstmal in Ihren Bereich einarbeiten muss. Ist er aber erst eingearbeitet läuft es in der Regel reibungslos.

Denken Sie aber immer daran, ein virtueller Assistent ist kein Spezialist für alles.

Die meisten VA oder VPA haben sich auf zwei bis vier Bereiche spezialisiert. Sollten Sie dennoch ein anderer Bereich abdecken, so sprechen Sie unbedingt vorher mit Ihrem virtuellen Assistenten. Oft ist dieses kein Problem und Ihr VA oder VAP wird sich schnell in den Bereich einfinden. Ausnahmen sind zum Beispiel SEO und Graphik Design. Diese Spezialgebiete können selten in kurzer Zeit erlernt werden.

Delegieren und loslassen

Ich muss gestehen, es gehört schon eine große Portion Vertrauen und Mut dazu, jemanden nur aus dem Internet, seine Daten und Aufgaben zu übergeben.

Wie können Sie also sicher sein, dass Ihre Aufgaben zu Ihrer Zufriedenheit erledigt werden?

Halten Sie bei Vertragsabschluss alles an Absprachen, die Sie getroffen haben, fest. Viele virtuelle Assistenten arbeiten mit Programmen, die Ihnen die Möglichkeit geben jeder Zeit zugriff auf die Arbeit zu haben.  Aber Vorsicht, wenn Sie anfangen jeden Schritt kontrollieren zu wollen haben Sie nichts gewonnen und Ihre Zusammenarbeit wird schnell enden.

Zeit sich zu trennen

Eine Garantie für perfekte Zusammenarbeit gibt es nicht. Es kann immer dazu kommen das es nicht passt. Von beiden Seiten aus. Vielleicht passt Ihnen die Art und Weise der Ergebnisse nicht oder der Umgang mit Ihnen Seitens Ihres VA oder VAP. Vielleicht ist es aber auch Ihr virtueller Assistent, der mit Ihnen nicht klar kommt. Gründe kann es viele geben, der richtige Umgang damit ist umso wichtiger. Bevor es zu Streit und Missstimmung kommt ist es besser es sofort anzusprechen und nicht zu warten. Wenn man zum Entschluss kommt sich zu trennen, sollte dieses genauso fair geschehen wie die Einstellung. Gute Zusammenarbeit kann nur durch Vertrauen und Zufriedenheit auf beiden Seiten entstehen.

 

Wenn Sie die fünf Punkte berücksichtigen, sollte einer guten Zusammenarbeit nichts im Wege stehen.

 

Your-virtualAssist

Britta Lähn